流程优化实例——采购流程优化
2018-06-26 16:10
作者：张国祥 点击：
采购是利润的源泉，又是腐败的土壤；采购是制造的龙头，也是生产的紧箍咒；采购是多人向往的职位，也是老板头疼的岗位。采购、采购，到底有没有办法控制漏洞？采购、采购，到底有没有流程能够规范操作？
在我看来，答案是肯定的。大家都知道，没有监督的权力必然产生腐败；没有过程的控制，很难达成理想的目标。任何靠个人自觉的管理注定是走不远的。没有制度规范、没有操作流程，圣人去采购也会收回扣，道德模范去采购也会被拉下水。传统的采购流程让一人操办，不出事、不腐败，那才叫奇迹；出事、腐败才叫正常。
因此，采购流程应如此优化：
1.采购流程细分、采购责任细分
我们知道采购活动通常分为几个步骤：采购计划、市场调查、货比三家（三字古义为多）、讨价还价（议价）、选择供应商、合同草签、合同审批、下单订货、货物验收、品质检验、生产反馈、货款结算。不少小企业，这一系列流程活动几乎是一人承担，责任自然也在一个人身上。采购员在整个采购活动中拥有绝对的权力。采购员与供应商之间有地下交易，是十分方便的事情。
如果我们把以上流程活动分派给不同的岗位员工担任，控制就变得非常简单了。生产单位下达采购计划，市场调查、货比三家由一个岗位承担；讨价还价由一个岗位承担；选择供应商与合同草签由一个岗位承担；合同审批由二至三个管理岗位承担；下单订货由一个岗位承担；货物验收、品质检验、生产反馈本来就是不同岗位在承担，不过是他们的责任更明确；货款结算这一环节千万不能让采购员承担，由供应商按流程直接到结算中心结算。整个采购活动仍然连贯在一起，只不过责任细分到了不同的岗位。供应商再想行贿其中的某一个员工没有意义，行贿全体采购流程上的所有岗位员工相当复杂、相当困难！任何一个稍具商业头脑的人都不会再去琢磨歪门邪道的事儿了，降低成本、保质保量，按合同供货就成了他唯一的选择。
2.严格挑选采购人员
公司将采购权限下放给各生产单位，但采购人员的任用权控制在公司手上。用人单位可以提报人选，但最终是否选用，还得公司总裁说了算（审批），防止采、用人员串通一气。在企业内部又增加了一道防火墙。
3.严格控制采购过程
当我们将采购活动按流程细分之后，控制采购过程就变得相对简单。所有市场调查、货比三家、讨价还价的信息资料都必须按规定上报存档。合同管理、供应商管理更是只能加强，不能放松。除了货物验收、品质检验、生产反馈在时时监督采购活动成果之外，公司还要另设监察审计部门进行重点监控。所有采购人员的所有采购活动都在双向监督之下。采购人员的任何不法举动都可能被及时发现。
4.所有采购都可追踪
由于整个采购流程上的每一个活动都有档案记录，任何一项采购结果没有达成目的，都可以迅速查明问题出在哪一个环节，责任人基本上难逃“法眼”。
5.采购品质决定绩效
以往采购员一人大包大揽的采购方式，由于采购员是亲信，即使采购物品出了问题，往往都是不了了之。可谓买多买少一个样，买好买坏一个样。说白了就是工资照拿，回扣照吃。现在不一样了。采购数量是采购人员计算基本工资的主要指标，但采购品质才是决定采购人员工作绩效的KPI（关键绩效指标）。并且我们还要加大绩效奖金的比重。比如说，绩效奖金至少占到采购人员工资总额的百分之五十或更多。让采购质量成为采购人员工资收入的决定因素。
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