8月1日,国家食品药品监督管理局面向全社会,就修订的《药品经营质量管理规范(GSP)》(征求意见稿)征求意见。

记者发现,新版GSP征求意见稿中,对药品流通企业的信息化建设提出了更高的要求,如其中指出:企业应建立计算机管理信息系统,能覆盖药品购进、储存、销售等经营环节质量控制的全过程;应对购销单位、经营品种和销售人员等建立数据库,对其法定资质和经营权限进行自动关联控制,对库存药品进行有效管理;有实现接受药品监督管理部门监管的条件。

在连锁药店快速扩张阶段,“内功”不足成为了企业发展的瓶颈,信息技术在“内功”中的地位举足轻重。新版GSP对信息化管理的要求提高,连锁药店是否也应该顺应政策练一下信息化管理“内功”?

谈到药店的信息化工作,云南省某连锁药店的张店长向记者倒出了苦水:其所在连锁公司每周一举行一次高层例会,周二则是全体店长统一在总部开会,这种管理模式沿用了多年。随着公司逐步扩大,门店数量与店长数量也逐年增多,每周二的店长会议越开越长,“有好几次甚至是通宵开会。”

张店长对这种管理手法提出了质疑:为何不运用信息化管理手段来实现对各分店的远程管理?这样节省出来的时间可用来做更充分的交流与沟通,或是一些培训工作。

其实,信息化的重要性许多药店老板都知道,但在现实中,一方面药店信息化管理由于涉及到软件系统,许多药店经营管理人员对这方面认知有限,一定程度上影响了药店在发展信息化管理上的决心。另一方面信息化建设所需的高额投入也使许多药店老总望而却步。业内人士指出,信息管理系统,必须与管理理念相匹配,要让信息管理系统帮助管理理念的传达,而不是拖慢、甚至阻碍管理理念的下达。

案例1: 信息系统支撑门店扩张

代表企业:云南鸿翔一心堂药业(集团)股份有限公司

2008年,云南鸿翔一心堂药业斥资3000万元引入ERP管理系统。据云南鸿翔一心堂药业(集团)股份有限公司常务副总裁赵飚介绍,3000万只是前期投入,从去年至今年一心堂又陆续对系统投入了3000万元,目前对ERP系统的总投入已达6000万元。在信息化管理方面,赵飚直言信息技术是衡量一个连锁药店“内功”的最重要的标准。在连锁药店发展的不同阶段,要选择不同的信息化管理系统来支撑药店的运作。而一个连锁药店的战略规划,更是与其后方的信息化管理技术息息相关。

一心堂在成立初期,已经设有信息技术部门。2008年,一心堂已有门店数量扩大至800多家。据赵飚介绍,此时一心堂仍在使用过去的信息化管理系统,日益加大的数据已使得系统长期满负荷运作,小型数据库也渐趋饱和。这严重拖慢了一心堂的发展和企业的战略目标与规划,由此引起企业对信息技术的重视。于是一心堂选择与国外的SAP公司合作,引入SAP公司核心产品ERP管理系统。借着世界500强企业都在使用的系统帮助一心堂冲破瓶颈。

据赵飚介绍,ERP管理系统是综合的管理系统,适合有一定实力的连锁药店使用。而以往连锁药店在采购配送、人员管理、收银等几个方面都有独立的管理系统,这使得数据交流上有一定阻碍,数据容易出错、丢失。一心堂选择了ERP综合管理系统,使得各个系统间形成无缝对接,节省了人力,同时还提高了管理的效率,同一个系统内的数据流动也确保了数据的安全。而且这套管理系统除了对数据的整合外,还有对数据的深挖分析功能,通过各部门反映的数据,对某些数值进行深度解析,协助管理者发现药店存在的问题与解决方法。如简单的补货功能,管理系统有十六种配送模型,通过科学计算能自动选出最优的模式供管理者选择。

赵飚强调,连锁药店要根据自身条件与战略规划选择适合的信息化管理系统,同时要考虑到利润能否支撑信息化管理系统的后期投入。信息技术日新月异,三年间管理系统已经发生了巨大的变化,若不对系统进行后期的更新,不但前期的投入产出不能正比,还会拖累企业进入长期停顿的状态。

案例2: 药店联盟 “众包”信息化

代表企业:特格尔中国药店采购联盟

联盟内往往有成百上千家会员,会员药店各自都在使用不同品牌的信息化管理系统,兼容性功能性也各有特点,联盟如何通过信息化管理统一对会员药店的管理?业务合作中又如何利用信息化管理进行对接?特格尔中国药店采购联盟作为目前国内会员最多的联盟,在信息化管理上采用“让专业的人来做专业的事”的方法。将信息化管理系统的培训与维护都外包给了专业的软件公司管理。

据了解,特格尔早前与多家信息化管理系统的公司进行过合作,多次尝试后,最终选择了一家软件公司,进行管理平台的共同开发。平台开发出来后,将端口发送给会员药店,药店通过端口可进入特格尔的销售平台,进行业务洽谈与商品选购。据介绍,特格尔中国药店采购联盟理事长刘丰盛虽然在软件系统上是个外行,但他非常重视信息化管理,全程参与了特格尔信息管理系统平台的搭建。由于参与了平台的搭建,刘丰盛本人也对系统使用的比较娴熟,这使得特格尔的信息化管理系统多了许多“特格尔”元素。比如客户的分类系统,通过会员药店的规模进行分类,按类别进行管理。

联盟中会员药店使用的信息化管理系统差异大,如何实现统一的信息管理呢?对此特格尔有关负责人表示他们争取让会员只在一到两个信息化管理系统之间选择使用。首先能保证系统软件公司之间的竞争与进步;其次能为会员药店提供性价比较高的软件公司。而这种集体统一选择软件公司也是一种“众包”行为,这也体现出特格尔联盟的文化。(逄李翌)

编后:

国家食品药品监督管理局有关人士在接受媒体采访时表示,按照这样的修订内容,新版GSP对行业发展的促进将十分显著,特别是在计算机管理、仓储温湿度实时监测、冷链管理、现代物流等方面的要求,都体现出了时代特点。不但会提高企业质量管理水平,而且也将促进医药企业结构向集约化、规模化方向调整,推动企业管理水平的提高。

如今重提药店的信息化管理似乎有些老生常谈,然而采访中很多药店管理者却也表示,信息化管理的滞后已经严重影响到药店的发展速度,特别是对于那些想要跨区域发展的连锁来说,信息化管理成为其发展过程中绕不开的槛。

当然,并不是所有的企业都有像一心堂那样具备豪掷千金引进信息化管理系统的实力,那么,面对国家政策和企业发展的双重需求,当信息化管理中的技术、资金、战略等一系列问题横亘在眼前之时,药店究竟是坐以待毙,还是像特格尔那样另辟蹊径呢?这个答案恐怕还需要业内人士共同寻找。